Regolamento del Rotary Club di
Castiglione delle Stiviere - Alto Mantovano

ARTICOLO I

ASSEMBLEA ANNUALE – ELEZIONE DEI CONSIGLIERI E DEI DIRIGENTI

1-1 l'Assemblea annuale è normalmente convocata entro il 30 Novembre di ogni anno e in ogni caso mai oltre il 31 dicembre.

1-2 Un mese prima dell'assemblea annuale, il presidente della riunione invita i soci del club a designare i candidati a Presidente, e le candidature per i 4 consiglieri. In assenza di candidature, venti giorni prima della assemblea elettiva, il presidente convoca la apposita Commissione costituita dagli ultimi tre ex-presidenti perché esplorino le possibili candidature.

1-3 Le candidature possono essere presentante o dalla apposita commissione o dai soci del club presenti alla riunione o da entrambi.

1-4 I nomi dei candidati sono scritti su due diverse schede:

a) La scheda per la designazione del presidente recherà i nomi dei candidati in ordine alfabetico, e serve per eleggere il presidente designato che entrerà in carica nell'anno rotariano che comincia 18 mesi dopo l'elezione.

b) La seconda recherà la lista dei candidati a consigliere in ordine alfabetico e una serie di righe in bianco e serve per eleggere i consiglieri dell'anno rotariano che comincia il 1° luglio successivo alla elezione. Gli elettori esprimeranno un massimo di quattro preferenze scegliendo tra i candidati o aggiungendo uno o più nomi dei Soci attivi sulle righe bianche.

2. Al termine dello scrutinio, il segretario redige il verbale della votazione con la indicazione degli eletti, verbale che verrà controfirmato dal presidente della riunione e da almeno due Soci presenti. Il verbale verrà archiviato, a cura del segretario, tra le carte del club.

3. Se vengono a mancare membri nel consiglio direttivo o in qualsiasi altro ufficio, i consiglieri residui provvedono alla sostituzione.

4. Se vengono a mancare membri nel consiglio direttivo entrante o in qualsiasi altro ufficio designato, il consiglio entrante provvede alla sostituzione.

( norma temporanea: nella riunione per l'elezioni successive alla approvazione del presente regolamento, si provvederà alla elezione del solo presidente designato).

ARTICOLO II

CONSIGLIO DIRETTIVO

L'organo amministrativo di questo club è il Consiglio Direttivo, costituito da 9 soci del club, e cioè dal Presidente, dal Presidente uscente, dal Presidente Eletto, dal Tesoriere, dal Segretario e n. 4 (quattro) consiglieri, eletti ai sensi dell'articolo 1 del presente regolamento.

Il Vicepresidente viene scelto dal Presidente fra i 4 Consiglieri eletti.

Il Tesoriere e il Segretario sono indicati dal Presidente.

ARTICOLO III

COMPITI DEI DIRIGENTI

1. Presidente . Ha il compito di presiedere le riunioni del club e del consiglio direttivo e di svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico.

2. Presidente entrante . Partecipa al consiglio direttivo del club e svolge le altre mansioni affidategli dal presidente del club o dal consiglio stesso.

3. Vicepresidente . Ha il compito di presiedere le riunioni del club e del consiglio direttivo in assenza del Presidente, e di svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico o a lui delegate dal Presidente.

4. Segretario . Ha il compito di: tenere aggiornato l'albo dei soci; registrare le presenze alle riunioni; diramare le convocazioni alle riunioni del club, del consiglio direttivo e delle commissioni; redigere e conservare i verbali delle riunioni del club e del consiglio direttivo; di conservare i verbali delle riunioni dei gruppi di lavoro; compilare i rapporti richiesti dal Rotary International, inclusi i rapporti semestrali al 1° luglio e al 1° gennaio di ogni anno, come pure i rapporti parziali al 1° ottobre e al 1° aprile per ogni socio attivo ammesso dopo l'inizio del semestre luglio-dicembre o gennaio-giugno, conservandone copia; compilare i rapporti sui mutamenti della compagine dei soci; fornire il rapporto mensile di assiduità, da trasmettere al Governatore distrettuale entro i 15 giorni successivi all'ultima riunione del mese; fornire al Tesoriere ogni documentazione relativa ai costi relativi ai Soci o ai Service; svolge le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico.

5. Tesoriere. Ha il compito di custodire i fondi, dando rendiconto al club ogni anno in qualsiasi altro momento gli venga richiesto dal consiglio e di svolgere le altre mansioni connesse al suo incarico. Riscuote le quote dai Soci e trasmette al distretto e al RI gli importi dovuti secondo la normativa vigente. Al termine dell'incarico, il tesoriere deve consegnare al tesoriere entrante o al presidente tutti i fondi, i libri contabili o qualsiasi altro bene del club.

ARTICOLO IV

RIUNIONI

1. Assemblea annuale . L'assemblea annuale del club si tiene, di norma, entro il 30 Novembre di ogni anno, comunque non oltre il 31 dicembre di ogni anno . In tale occasione sono eletti il Presidente e i Consiglieri per l'anno successivo ai sensi dell'art. 1.

2. La riunione settimanale del club si tiene nel giorno di giovedì alle ore 20.

In caso di cambiamenti o di cancellazione, i soci vanno informati in anticipo. Alla riunione ogni socio in regola, tranne quelli onorari (o dispensati dal consiglio direttivo del club, in conformità con quanto stabilito all'articolo 8, par. 3 e 4 dello statuto tipo), viene considerato presente o assente nella misura in cui la sua presenza si estesa o no ad almeno il sessanta percento (60%) della durata della riunione, presso questo o qualsiasi altro club.

3. Sia per la riunione annuale che per le riunioni ordinarie settimanali, il numero legale è rappresentato da un terzo dei soci.

4. Le riunioni ordinarie del consiglio direttivo si svolgono almeno una volta al mese. Riunioni straordinarie sono convocate con congruo preavviso dal presidente ogni qualvolta lo ritenga necessario ovvero su richiesta di due (2) membri del Consiglio.

5. Perché le riunioni del consiglio direttivo siano valide deve essere presente la maggioranza dei membri.

ARTICOLO V

TASSE E QUOTE SOCIALI

1. Finché non sarà stata pagata la tassa di ammissione, il candidato non potrà ottenere la qualifica di Socio.

2. La quota sociale annua è pagabile in due rate semestrali, il 1° luglio e il 1° gennaio, e comprende le quote destinate al Rotary International e al distretto.

3. Le tasse di ammissione e le quote sociali sono determinate annualmente e approvate durante una riunione regolare del Club.

ARTICOLO VI

SISTEMA DI VOTAZIONE

1. Ciò che riguarda il club va deliberato con voto palese, ad eccezione dell'elezione dei dirigenti e dei consiglieri, che deve avvenire mediante scrutinio segreto.

2. Il consiglio può determinare che una specifica decisione sia presa a scrutino segreto e non con voto palese, sia per le delibere del Club che per le proprie. La decisione va comunicata in anticipo all'assemblea del Club.

ARTICOLO VII

QUATTRO VIE D'AZIONE

Le quattro vie d'azione (azione interna, di pubblico interesse, professionale e internazionale) costituiscono il fondamento teorico e pratico della vita del club.

GRUPPI FUNZIONALI

I gruppi funzionali si occupano di portare a termine gli obiettivi annuali e a lungo termine del club, in base alle quattro vie d'azione del Rotary. Il Presidente, il Presidente Eletto e il Presidente Uscente devono collaborare per assicurarne la continuità amministrativa; per questo motivo, ogniqualvolta possibile, la rotazione dei componenti dei gruppi funzionali riguarderà al massimo un terzo dei componenti.

§-1 Norme comuni

a) Il presidente nomina, subordinatamente all'approvazione del Consiglio Direttivo, i seguenti gruppi:

- EFFETTIVO

- ROTARY FOUNDATION

- PROGETTI

- PUBBLICHE RELAZIONI

- AMMINISTRAZIONE

b) Il presidente nomina, subordinatamente all'approvazione del Consiglio Direttivo, anche eventuali altre commissioni o sottogruppi destinati a occuparsi di particolari aspetti della vita del Club, che egli riterrà necessari.

c) I gruppi di cui al punto a) sono composte da presidente prescelto dal presidente del Club tra i membri del Consiglio Direttivo, e di altri due membri fino ad un massimo di cinque.

d) Il presidente del Club è membro ex-officio di tutte le commissioni e, come tale, gli spettano tutti i diritti derivanti dall'appartenenza alle stesse.

e) Ogni gruppo svolgerà le mansioni previste dal Regolamento e quelle mansioni supplementari che potranno esserle state assegnate dal presidente o dal consiglio. Salvo speciale mandato del consiglio, i gruppi non prenderanno iniziative prima di aver sottoposto una relazione al consiglio e di averne ricevuta l'approvazione.

f) Il presidente del gruppo ha i compiti di assicurare che il gruppo si raduni regolarmente e di presentare i dovuti rapporti al Consiglio Direttivo su tutte le attività connesse. Informa il segretario del Club della data e dell'ordine del giorno delle riunioni e provvede, in assenza del segretario, a che si rediga il verbale delle conclusioni e che pervenga al segretario per l'archivio.

g) Il presidente entrante del Club è responsabile della nomina dei presidenti nel suo anno di mandato e inoltre della situazione dei membri delle commissioni quanto vi siano posti vacanti, e deve riunirsi con le commissioni all'inizio del suo mandato per pianificare insieme le attività del club.

§-2 Effettivo

I) Il presidente del gruppo dovrà adottare una coerente strategia per l'ampliamento dell'effettivo, coinvolgendo tutti i Soci. Coordinerà l'attività di eventuali sottogruppi e ne potrà proporre al Presidente la formazione di diversi, finalizzati ad approfondire i diversi aspetti riguardanti l'effettivo.

II) Il gruppo curerà l'aggiornamento periodico delle classifiche, la redazione di un'analisi delle attività e professionali locali, indicherà le classifiche vacanti e informerà i Soci delle attività e professioni presenti e vacanti.

III ) Stabilisce gli obiettivi di crescita dell'effettivo con il presidente del Club, elabora il piano e le azioni strategiche conseguenti, incoraggia i Soci a presentare nuove candidature.

IV) Qualora non sia stata costituita la apposita commissione di valutazione dei candidati, assiste il Consiglio Direttivo nella valutazione del carattere, attività o professione, posizione sociale ed eleggibilità complessiva di tutte le persone di cui è stata proposta la candidatura. Riferisce al Consiglio Direttivo la decisione della commissione su ogni proposta di ammissione. I membri del gruppo, o della Commissione citata sono tenuti alla massima riservatezza sullo specifico argomento.

V) Dà informazioni sui privilegi e sulle responsabilità dell'affiliazione a nuovi e vecchi soci e ai candidati all'ammissione. Segue l'orientamento dei nuovi soci durante il loro primo anno nel club. Fornisce ai soci informazioni sul Rotary, la sua storia, il suo scopo, i suoi obiettivi e le sue attività.

VI) Progetta delle iniziative per celebrare il Mese della sensibilizzazione al Rotary (gennaio).

VII) Collabora con gli altri gruppi per tutte quelle attività che possano riguardare lo sviluppo dell'effettivo.

§-3 Rotary Foundation

La missione della Fondazione Rotary è di sostenere l'impegno del Rotary International nell'attuazione dello Scopo del Rotary e nel perseguimento della pace e della comprensione mondiali attraverso programmi locali, nazionali e internazionali a fini umanitari, educativi e culturali.

I) Il presidente del gruppo elabora e attua con il presidente del Club i piani atti a coinvolgere tutti e a incoraggiare una partecipazione attiva ai programmi della Fondazione Rotary, ad incoraggiare il sostegno finanziario alla Fondazione Rotary.

II) Fa conoscere il lavoro della Fondazione Rotary all'interno e all'esterno del club.

III) Il gruppo si occupa delle manifestazioni che si tengono nel Mese della Fondazione Rotary (novembre).

IV) Fa conoscere, pubblicizza e diffonde i programmi della Fondazione Rotary tra i nuovi e vecchi Soci.

V) Si occupa della raccolta delle Sovvenzioni dirette alla Rotary International.

VI) Anche attraverso speciali sottocommissioni si preoccupa di ottenere fondi, dal Distretto come dalla Fondazione a favore di progetti del Club che ne abbiano titolo.

VII) Cura la partecipazione del club ai programmi di scambio giovani e agli altri programmi educativi della Fondazione

§-4 Progetti

I progetti di servizio del Club hanno come obiettivo di aiutare la propria comunità e le comunità bisognose di tutto il mondo, secondo il motto ”Servire al di sopra di ogni interesse personale”

- Il presidente del gruppo deve lavorare con i dirigenti e i membri del Club per elaborare e attuare con il presidente del Club i piani atti a incoraggiare una partecipazione attiva dei Soci ai progetti di servizio proposti.

- Il presidente si mantiene in contatto con le autorità e le persone importanti locali per individuare e coordinare progetti di servizio che siano di effettivo interesse per le comunità.

- Il gruppo deve sollecitare la presentazione da parte dei Soci di progetti di servizio in conformità con gli obiettivi fissati dal presidente e/o in conformità con le linee strategiche di indirizzo formulate dai presidenti designati e entrante.

- Il gruppo deve selezionare e valutare i progetti presentati, approfondendone gli aspetti caratteristici con i soci presentatori e poi presentarli al Consiglio Direttivo per la definitiva approvazione

- Il gruppo deve pianificare gli interventi, valutare le possibilità di finanziamento, seguirne l'attuazione e riferire sui risultati ottenuti.

- Mantiene informati progressivamente i Soci sui progetti fatti.

- Si coordina con gli altri gruppi le attività verso i giovani.

- Si attiva con gli altri gruppi per la raccolta fondi, la individuazione di progetti che permettano e garantiscano la diffusione dell'immagine del Rotary nella comunità, informa le pubbliche relazioni e l'amministrazioni su nuovi progetti che possono attirare l'attenzione del Distretto o del Rotary

§-5 Pubbliche relazioni

- La commissione deve mantenere i contatti con l'esterno, la comunità locale il distretto in modo da migliorare e diffondere l'immagine del Club.

- In particolare diffonde e fa conoscere uno o più progetti che siano di forte identificazione con il Club e abbiano una forte visibilità nell'ambiente locale.

- Combatte ogni percezione negativa sul Club e si attiva per migliorarne la conoscenza.

- Mantiene e coordina i contatti con il Club Gemello, curando gli scambi di esperienze e informazioni, anche attraverso un Socio che sia specificatamente incaricato della gestione del rapporto.

§-6 Amministrazione

La buona amministrazione è l'impalcatura attraverso che consente al Club di funzionare in modo efficiente.

Pertanto:

a) incoraggia, monitora e fa rapporti sulla assiduità alle riunioni dei Soci del Club

b) Organizza i programmi di tutte le riunioni sia ordinarie che straordinarie del Club.

c) Promuove l'affiatamento tra i soci del club.

d) Fornisce informazioni sia attraverso i bollettini del club sia attraverso la stampa distrettuale.

ARTICOLO VIII

COMUNICAZIONI

Le comunicazioni ai soci sono a cura del Segretario e devono essere fatte per posta; per il rispetto dei tempi fa fede il timbro di invio.

L'uso del termine “posta”, in qualsiasi forma, derivazione e combinazione appaia nel presente statuto , implica l'uso sia della posta tradizionale che di quella elettronica (e-mail), quest'ultima intesa come un valido mezzo per ridurre i costi e ottimizzare tempi di risposta.

ARTICOLO IX

CONGEDI E DISPENSE

I soci che presentino al consiglio una domanda scritta, motivata da ragioni valide e sufficienti, possono ottenere un permesso che li dispensi dall'obbligo di partecipare alle riunioni del club per un determinato periodo di tempo. Questo periodo non potrà mai essere superiore all'anno.

L'eventuale dispensa non esonera il Socio dal pagamento delle quote sociali annuali; il Consiglio Direttivo può eventualmente deliberare la esenzione della quota riguardanti la frequenza, fermo restando le quote fisse da versarsi a favore del Rotary International RI , della Fondazione Rotary, del Distretto e del Club.

Tale permesso evita al socio di perdere la propria appartenenza al club, ma non consente di compensare le riunioni mancate dallo stesso. Il socio dispensato, che non partecipi alla riunione settimanale di un altro club, risulta assente, a meno che la sua assenza, autorizzata in base al disposto dell'art. 8, par. 3 o 4 dello statuto tipo, non possa essere considerata ai fini del computo delle presenze alle riunioni del club.

ARTICOLO X

FINANZE

1. Prima dell'inizio di ogni anno fiscale, il consiglio prepara un preventivo delle entrate e delle uscite per l'anno in questione. Questo preventivo rappresenta il limite massimo di spesa per le rispettive voci, salvo diversa decisione del consiglio. Il preventivo deve essere diviso in due parti: una riguardante l'amministrazione del club, e una riguardante i progetti di volontariato.

2. Il tesoriere deve depositare tutti i fondi del club in una banca designata dal consiglio. I fondi devono essere divisi in due parti: amministrazione del club e progetti di volontariato.

3. Tutte le fatture devono essere pagata dal tesoriere o da altri dirigenti autorizzati sotto dietro approvazione di altri due dirigenti o consiglieri.

4. Una volta l'anno, tutte le operazioni finanziarie del club devono essere sottoposte a un'accurata revisione contabile condotta da una persona qualificata.

5. I dirigenti che siano incaricati o controllino i fondi del club devono prestare cauzione, qualora lo richieda il consiglio; le spese relative all'operazione sono a carico del club.

6. L'anno finanziario del club comincia il 1° luglio e termina il 30 giugno, e per la riscossione delle quote sociali viene diviso in due (2) semestri che vanno rispettivamente dal 1° luglio al 31 dicembre e dal 1° gennaio al 30 giugno. Il pagamento delle quote pro capite e degli abbonamenti alla rivista ufficiale vanno effettuati entro il 1° luglio e il 1° gennaio di ogni anno, in base al numero dei soci del club alle date sopra indicate.

ARTICOLO XI

PRIVACY

Il Club ha un piano scritto che garantisce la correttezza nell'utilizzo dei dati personali.

I soci del club non possono diffondere a nessun esterno al club, eventuali dati personali dei Soci di cui siano, a qualsiasi titolo a conoscenza, ivi compresi i dati telefonici dei cellulari e gli eventuali dati e indirizzi di posta elettronica

ARTICOLO XII

PROCEDURE DI AMMISSIONE AL CLUB

1. Il nome di un potenziale socio, attivo o onorario , proposto da un socio attivo del club, va comunicato per iscritto al segretario. Un ex socio, o un socio proveniente da un altro club può essere proposto come socio attivo dal club di provenienza. La proposta deve essere trattata con la massima riservatezza, eccetto quanto disposto in questa procedura.

2. Il segretario invia la proposta di ammissione al Presidente della Commissione per la valutazione dei nuovi Soci (se esistente) o al presidente del gruppo “Effettivo”.

Entro dieci giorni dovrà pervenire al Presidente del Club la valutazione scritta del gruppo o della commissione che la proposta soddisfa tutti i requisiti stabiliti dallo statuto del Club in materia di categorie e ammissione.

3. Il Consiglio approva o respinge la proposta entro 30 giorni dalla sua presentazione, informando il proponente della decisione tramite il segretario del club.

4. Se la decisione del consiglio è favorevole, al candidato vengono comunicati gli obiettivi del Rotary, come anche i privilegi e le responsabilità derivanti dall'ammissione, dopodiché viene invitato a firmare il modulo di iscrizione e a fornire i propri dati, ivi compresa la approvazione del trattamento dei dati personali secondo la procedura di privacy adottata dal Club, e la categoria proposta, perché siano comunicati al club.

5. Il Segretario informa tutti i soci della proposta presentata, indicando la data perentoria (non oltre 20 giorni) entro cui devono essere comunicate eventuali obiezioni. Le obiezioni motivate dovranno pervenire in forma riservata e personale al Presidente del Club.

6. Se il Presidente non riceve obiezioni motivate dai soci attivi del club, il candidato viene ammesso al Club dietro il pagamento della quota d'ammissione prevista dal regolamento (a meno che non sia proposto come socio onorario).

Qualora fossero presenti obiezioni, il presidente decide in merito. Egli informa della mancata accettazione il Consiglio Direttivo e, nel più breve tempo, direttamente o attraverso il Socio proponente, informa il candidato. Se la candidatura viene comunque accettata, il candidato viene ammesso come da comma 6.

7. Dopo l'ammissione, il presidente del Club provvede alla presentazione del nuovo socio al resto del club, e alla consegna della tessera e del materiale informativo sul Rotary. Il Presidente o il Segretario devono comunicare le coordinate del nuovo socio al Rotary International. Il Presidente, inoltre, deve affiancare al nuovo arrivato un socio, preferibilmente il socio proponente, che lo aiuti a integrarsi nel club, e deve coinvolgerlo nelle attività e nei progetti del club.

ARTICOLO XIII

SOCI ONORARI

Possono essere ammessi come Soci onorari del Club, persone che si siano distinte al servizio degli ideali rotariani, anche se soci onorari di altro club.

I soci onorari sono dispensati dal pagamento della quota di ammissione e delle quote sociali, non hanno il diritto di voto, non possono ricoprire cariche all'interno del Club e non rappresentano nessuna categoria professionale, ma hanno il diritto di partecipare, in qualità di ospiti del club, a tutte le riunioni e di godere di ogni altro privilegio.

Ricevono il programma e il bollettino del Club.

Il club può avere un massimo di cinque soci onorari.

L'appartenenza al Club del Socio Onorario andrà confermata di anno in anno dal Consiglio Direttivo.

ARTICOLO XIV

RISOLUZIONI

I soci del Club non possono prendere in considerazione nessuna risoluzione o mozione vincolante che non sia stata prima approvata dal Consiglio. Tali risoluzioni o mozioni, se presentate ad una riunione del club, sono deferite al Consiglio senza discussione.

ARTICOLO XV

ORDINE DEL GIORNO DELLE RIUNIONI

Apertura.

Presentazione degli ospiti.

Comunicazioni, avvisi e informazioni rotariane.

Eventuali relazioni delle commissioni.

Eventuali argomenti non esauriti.

Nuovi argomenti.

Relazione o presentazione in programma.

Chiusura.

ARTICOLO XVI

EMENDAMENTI